Reiskosten per oktober 2021

In verband met de coronacrisis, en het advies om massaal thuis te werken, mag een vaste reiskostenvergoeding op basis van het reispatroon vóór 13 maart 2020, het gehele jaar zonder beperking voortgezet worden. Vanaf oktober 2021 gaat dit veranderen. Dit kán gevolgen hebben voor uw werknemers, maar dit is niet per definitie het geval.

Wettelijke berekeningsmethode vaste reiskostenvergoeding

Om praktische reden is er een berekeningsmethode in het leven geroepen. Een vaste belastingvrije reiskostenvergoeding mag tot maximaal 19 cent per kilometer gegeven worden o.b.v. 214 werkbare dagen per jaar. Deze mag toegepast worden wanneer een werknemer ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste werkplek reist. Dit wil zeggen dat hierbij rekening gehouden is dat de werknemer maximaal 2 dagen niet op de vaste werkplek werkt. Wanneer een werknemer parttime werkt, moet dit naar rato worden toegepast.

Wat wijzigt er in 2021?

Bovenstaande regeling blijft onveranderd. Wat mogelijk wel veranderd kan zijn is de reisbeweging van de medewerker. Waar in 2020 nog coulant omgegaan werd met het feit dat werknemers mogelijk meer dan 2 dagen per week thuis werkten, is dat vanaf huli 2021 niet meer het geval. Tenzij alsnog wordt besloten deze coulance periode te verlengen. Dit gebeurde al eerder van 1 januari 2021 naar 1 feruari 2021, naar 1 juli en nu dus (vooralsnog) tot 1 oktober 2021.

Voorwaarde blijft dat het een vaste reiskostenvergoedingen betreft die al vóór 13 maart 2020 door de werkgever is toegekend. Dit betekent bijvoorbeeld dat een werkgever voor werknemers die na die datum in dienst zijn gekomen voor de thuiswerkdagen geen onbelaste reiskostenvergoeding op grond van de gerichte vrijstelling kan geven. Hij kan aan hen uiteraard wel de werkelijk gereisde kilometers onbelast vergoeden tegen € 0,19 per kilometer, of bij een vaste reiskostenvergoeding zorgen dat hij de thuiswerkdagen belast. De werkgever kan (het belaste deel van) deze vergoeding ook aanwijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte.

Vooralsnog wordt er dus van werkgevers verwacht dat zij het reisgedrag van hun werknemers pas vanaf 1 oktober 2021 opnieuw in kaart brengen. Wanneer wordt verwacht dat de werknemer nog steeds aan de 128 dagen eis zal voldoen, mag de reiskostenvergoeding onveranderd blijven.

Wanneer wordt verwacht dat de werknemer niet aan de 128 dagen eis voldoet, zal een vaste onbelaste reiskostenvergoeding per 1 oktober 2021 niet meer vergoedt mogen worden. Het stopzetten van de reiskostenvergoeding is dan het gevolg, waarbij de medewerker wel de daadwerkelijk gemaakte reiskosten op declaratiebasis mag ontvangen, met een maximum van 19 cent per kilometer.

Je kunt er ook voor kiezen om een vast bedrag per dag met de medewerker af te spreken. In dat geval zetten we een normbedrag in het systeem, en hoeft u alleen het aantal gewerkte dagen op kantoor door te geven.

Het is aan te raden om afwijkende afspraken met de werknemer te registeren in de arbeidsovereenkomst/addendum of in een reiskostenreglement.

Andere opties

Wanneer er voor gekozen wordt om de werknemer toch een vaste onbelaste reiskostenvergoeding te geven kan dit op de volgende manieren:

• Het belaste deel opnemen in de werkkostenregeling, waardoor onbelaste vergoeding mogelijk is.
• Het bovenmatige deel bruteren waardoor de netto reiskosten ongewijzigd blijven.
• Het bovenmatige deel bruto uitbetalen.

De werkkostenregeling voor 2021 is 3% (over de eerste 400.000 euro), over het meerdere 1,18%.

Bovenstaande opties zijn daarom (mogelijk) kostenverhogend voor de werkgever.

Thuiswerkvergoeding

Wanneer u besluit om de werknemer een zogeheten thuiswerkvergoeding te geven voor kleine gemaakte kosten (zoals koffie, gas, water en licht), om de misgelopen reiskostenvergoeding te compenseren, dan mag dit op dit moment niet onbelast.

Op dit moment dient een dergelijke vergoeding ook in de vrije ruimte van de werkkostenregeling opgenomen te worden. Er wordt momenteel onderzocht of een thuiswerkvergoeding in de toekomst onbelast vergoedt mag worden, buiten de WKR om. Dit zal echter niet voor het einde van 2021 wijzigen.

Wanneer een vergoeding gericht vrijgesteld is, of valt onder de nihilwaarderingen, mag dit uiteraard nog wel onbelast.

Initiatiefwetsvoorstel Wet werken waar je wil

Er is door kamerleden van D66 en Groenlinks een voorstel ingediend om de Wet flexibel werken te vervangen door de Wet werken waar je wil. Met deze wijziging kan een verzoek tot aanpassing van de werkplek die door de werknemer bij de werkgever wordt ingediend alleen nog maar door de werkgever worden afgewezen wanneer er sprake is van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Hierdoor wordt het recht van de werknemer om de werkplek te kiezen verstevigd.

De wet beoogt een betere balans tussen werken thuis en op de werklocatie mogelijk te maken. Mogelijk heeft dit in de toekomst ook gevolgen voor reiskosten en/of de mogelijkheid om een onbelaste thuiswerkvergoeding te geven voor de dagen dat de medewerker thuis werkt. Aangezien de wet nog niet door de eerste en tweede kamer is, blijft de Wet flexibel werken, en alle fiscale gevolgen, van toepassing.

Wanneer de wet definitief is, zullen we een aparte blog publiceren over de inhoud van deze wet.

WePayroll
#WeLoveYourPayroll