Reiskosten per oktober 2021

In verband met de coronacrisis, en het advies om massaal thuis te werken, mag een vaste reiskostenvergoeding op basis van het reispatroon vóór 13 maart 2020, het gehele jaar zonder beperking voortgezet worden. Vanaf oktober 2021 gaat dit veranderen. Dit kán gevolgen hebben voor uw werknemers, maar dit is niet per definitie het geval.

 

Wettelijke berekeningsmethode vaste reiskostenvergoeding

Om praktische reden is er een berekeningsmethode in het leven geroepen. Een vaste belastingvrije reiskostenvergoeding mag tot maximaal 19 cent per kilometer gegeven worden o.b.v. 214 werkbare dagen per jaar. Deze mag toegepast worden wanneer een werknemer ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste werkplek reist. Dit wil zeggen dat hierbij rekening gehouden is dat de werknemer maximaal 2 dagen niet op de vaste werkplek werkt. Wanneer een werknemer parttime werkt, moet dit naar rato worden toegepast.

 

Wat wijzigt er in 2021?

Bovenstaande regeling blijft onveranderd. Wat mogelijk wel veranderd kan zijn is de reisbeweging van de medewerker. Waar in 2020 nog coulant omgegaan werd met het feit dat werknemers mogelijk meer dan 2 dagen per week thuis werkten, is dat vanaf huli 2021 niet meer het geval. Tenzij alsnog wordt besloten deze coulance periode te verlengen. Dit gebeurde al eerder van 1 januari 2021 naar 1 feruari 2021, naar 1 juli en nu dus (vooralsnog) tot 1 oktober 2021.

Voorwaarde blijft dat het een vaste reiskostenvergoedingen betreft die al vóór 13 maart 2020 door de werkgever is toegekend. Dit betekent bijvoorbeeld dat een werkgever voor werknemers die na die datum in dienst zijn gekomen voor de thuiswerkdagen geen onbelaste reiskostenvergoeding op grond van de gerichte vrijstelling kan geven. Hij kan aan hen uiteraard wel de werkelijk gereisde kilometers onbelast vergoeden tegen € 0,19 per kilometer, of bij een vaste reiskostenvergoeding zorgen dat hij de thuiswerkdagen belast. De werkgever kan (het belaste deel van) deze vergoeding ook aanwijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte.

Vooralsnog wordt er dus van werkgevers verwacht dat zij het reisgedrag van hun werknemers pas vanaf 1 oktober 2021 opnieuw in kaart brengen. Wanneer wordt verwacht dat de werknemer nog steeds aan de 128 dagen eis zal voldoen, mag de reiskostenvergoeding onveranderd blijven.

Wanneer wordt verwacht dat de werknemer niet aan de 128 dagen eis voldoet, zal een vaste onbelaste reiskostenvergoeding per 1 oktober 2021 niet meer vergoedt mogen worden. Het stopzetten van de reiskostenvergoeding is dan het gevolg, waarbij de medewerker wel de daadwerkelijk gemaakte reiskosten op declaratiebasis mag ontvangen, met een maximum van 19 cent per kilometer.

Je kunt er ook voor kiezen om een vast bedrag per dag met de medewerker af te spreken. In dat geval zetten we een normbedrag in het systeem, en hoeft u alleen het aantal gewerkte dagen op kantoor door te geven.

Het is aan te raden om afwijkende afspraken met de werknemer te registeren in de arbeidsovereenkomst/addendum of in een reiskostenreglement.

 

Andere opties

Wanneer er voor gekozen wordt om de werknemer toch een vaste onbelaste reiskostenvergoeding te geven kan dit op de volgende manieren:

  • Het belaste deel opnemen in de werkkostenregeling, waardoor onbelaste vergoeding mogelijk is.
  • Het bovenmatige deel bruteren waardoor de netto reiskosten ongewijzigd blijven.
  • Het bovenmatige deel bruto uitbetalen.

De werkkostenregeling voor 2021 is 3% (over de eerste 400.000 euro), over het meerdere 1,18%.

Bovenstaande opties zijn daarom (mogelijk) kostenverhogend voor de werkgever.

 

Thuiswerkvergoeding

Wanneer u besluit om de werknemer een zogeheten thuiswerkvergoeding te geven voor kleine gemaakte kosten (zoals koffie, gas, water en licht), om de misgelopen reiskostenvergoeding te compenseren, dan mag dit op dit moment niet onbelast.

Op dit moment dient een dergelijke vergoeding ook in de vrije ruimte van de werkkostenregeling opgenomen te worden. Er wordt momenteel onderzocht of een thuiswerkvergoeding in de toekomst onbelast vergoedt mag worden, buiten de WKR om. Dit zal echter niet voor het einde van 2021 wijzigen.

Wanneer een vergoeding gericht vrijgesteld is, of valt onder de nihilwaarderingen, mag dit uiteraard nog wel onbelast.

 

Initiatiefwetsvoorstel Wet werken waar je wil

Er is door kamerleden van D66 en Groenlinks een voorstel ingediend om de Wet flexibel werken te vervangen door de Wet werken waar je wil. Met deze wijziging kan een verzoek tot aanpassing van de werkplek die door de werknemer bij de werkgever wordt ingediend alleen nog maar door de werkgever worden afgewezen wanneer er sprake is van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Hierdoor wordt het recht van de werknemer om de werkplek te kiezen verstevigd.

De wet beoogt een betere balans tussen werken thuis en op de werklocatie mogelijk te maken. Mogelijk heeft dit in de toekomst ook gevolgen voor reiskosten en/of de mogelijkheid om een onbelaste thuiswerkvergoeding te geven voor de dagen dat de medewerker thuis werkt. Aangezien de wet nog niet door de eerste en tweede kamer is, blijft de Wet flexibel werken, en alle fiscale gevolgen, van toepassing.

Wanneer de wet definitief is, zullen we een aparte blog publiceren over de inhoud van deze wet.

WePayroll
#WeLoveYourPayroll

Wettelijk minimumloon per 1 juli 2021

Het wettelijk minimumloon wijzigt twee maal per jaar. Vanaf januari 2021 zijn dit de minimum bedragen die je als werkgever dient te hanteren

Lees meer

Thuiswerken in het buitenland

In coronatijd wordt geadviseerd om zoveel mogelijk thuis te werken. Wanneer een medewerker besluit dit niet in Nederland te doen, maar in een ander land, kan dit gevolgen hebben voor zowel werknemer als werkgever.

Lees meer

Vrije ruimte WKR 2021 naar 3%

De vrije ruimte van de werkkostenregeling gaat ook voor het jaar 2021 tijdelijk omhoog naar 3% over de eerste € 400.000. Dit is onderdeel van de uitbreiding van het economisch steun- en herstelpakket.

Lees meer

Wettelijk minimumloon per 1 januari 2021

Het wettelijk minimumloon wijzigt twee maal per jaar. Vanaf januari 2021 zijn dit de minimum bedragen die je als werkgever dient te hanteren

Lees meer

30% Regeling

De 30%-regeling houdt in dat de Nederlandse werkgever aan buitenlandse werknemers tot een maximum van 30% van het belastbaar loon inclusief vergoedingen kan verstrekken als onbelaste vergoeding voor extraterritoriale kosten.

Lees meer

De Wet arbeidsmarkt in balans definitief per 1 januari 2020

De Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) treedt definitief op 1 januari 2020 in werking. De Eerste Kamer heeft met de WAB ingestemd.

Lees meer

Compensatie transitievergoeding

Zowel vaste en tijdelijke werknemers hebben recht op een transitievergoeding wanneer ze 2 jaar of langer in dienst zijn geweest.

Lees meer

No-deal Brexit

Op 12 april 2019 zal duidelijk worden wat het Verenigd Koninkrijk besluit te doen.

Lees meer

Bijtelling auto op basis van fiscale waarde

Met ingang van 1 januari 2019 dient het bijtellingspercentage berekend te worden op basis van de fiscale waarde van de auto.

Lees meer

Heffingskortingen per 1 januari 2019

Heffingskortingen bestaan uit een belasting- en premiedeel. Het belastingdeel van de heffingskortingen wordt loonheffingskorting genoemd.

Lees meer

Stagiair wordt werknemer

Een stagiair kan in een normale of fictieve dienstbetrekking zijn bij de werkgever.

Lees meer

Prinsjesdag 2018

Het kabinet heeft op Prinsjesdag de plannen weer bekend gemaakt voor het komend jaar.

Lees meer

Wijziging in Wettelijk minimumloon per 1 juli 2018

Elk jaar wordt het wettelijk minimumloon op twee momenten verhoogd, op 1 januari en op 1 juli.

Lees meer

Vakantiewerk

Het schooljaar is alweer afgelopen. Veel jongeren willen graag een vakantiebaantje. Als werkgever kun je met minderjarige werknemers, jonger dan 18 jaar, een arbeidsovereenkomst sluiten.

Lees meer

Wijziging in Wettelijk minimumloon per 1 januari 2018

Met ingang van 1 januari 2018 is de hoofdregel dat er voor elk gewerkt uur minstens het wettelijk minimumloon uitbetaald dient te worden.